Glossaire Microsoft Teams & Outlook de A à Z — Microsoft Teams & Outlook

Glossaire Microsoft Teams & Outlook — 138 définitions

Tous les termes définis dans les 28 sections du guide, classés par ordre alphabétique.
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@mention: Interpeller précisément : @Prénom (une personne), @nomducanal (tout le canal), @nomdequipe (toute l'équipe) — notifie les bons destinataires.
@mention personnelle: Le seul type à toujours notifier : quelqu'un vous interpelle nommément. Le reste se filtre selon la priorité du canal.
À / Cc / Cci: À = destinataires attendus d'agir ; Cc = pour information ; Cci = copie cachée (envois groupés externes : protège les adresses).
Accès externe (fédération): La possibilité de chatter/appeler des personnes d'autres organisations Teams, sans les inviter dans une équipe.
Accusé de lecture: L'option (à utiliser avec parcimonie) qui notifie quand le mail est lu — souvent perçu comme intrusif.
Action: Ce que la règle fait : déplacer vers un dossier, catégoriser (couleur), marquer comme lu, transférer, supprimer.
Actions rapides (Quick Steps): Un enchaînement de gestes en un clic : « Répondre + déplacer + marquer lu » exécutés d'un coup.
Annoncer (annonce): Un format de message à grand titre pour les communications marquantes d'un canal.
Appel Teams: Un appel audio/vidéo direct vers un collègue, sans planification : le téléphone interne de l'organisation.
Application de bureau: La version installée sur Windows/Mac : la plus complète et la plus fluide — le choix du poste de travail principal.
Application intégrée: Une app ajoutée à Teams (approbations, sondages, outils métier…) : le workflow vient à vous, dans le canal.
Application mobile: Teams et Outlook sur smartphone : notifications, réunions et e-mails en déplacement — le nomadisme maîtrisé (niveau 5.4).
Applications mobiles: Teams et Outlook sur smartphone : réunions, e-mails, chats et fichiers en déplacement — un poste de travail de poche.
Archiver: Sortir un mail de la réception vers un stockage cherchable (dossier Archive) : traité mais conservé — la recherche le retrouvera.
Assistant de planification: L'outil qui superpose les disponibilités des participants et propose les créneaux communs libres — fin des allers-retours par mail.
Astuce de pro: Les petits gestes à fort levier : planifier un envoi différé, épingler un chat, enregistrer une recherche fréquente…
Asynchrone vs synchrone: Asynchrone (e-mail, message) = chacun répond à son rythme ; synchrone (réunion, appel) = tout le monde en même temps — coûteux, à doser.
Attente de réponse: Un message n'est pas un appel : l'asynchrone implique qu'on répond à son rythme — pas d'exigence d'immédiateté hors urgence.
Barre des tâches / To Do: Où atterrissent les mails marqués : votre liste unique de « à faire », alimentée depuis la boîte.
Bascule Courrier/Calendrier: Les icônes en bas à gauche (ou à gauche) qui passent d'un module à l'autre : le geste le plus fréquent dans Outlook.
Bibliothèque de réponses: Votre collection de textes types classés par situation : le capital qui capitalise votre temps de rédaction.
Blocage de temps (time blocking): Réserver dans l'agenda des créneaux pour les tâches importantes : ce qui est planifié se fait, le reste se grignote.
Boîte « zéro » (Inbox Zero): La méthode : traiter chaque mail (répondre / déléguer / différer / archiver) pour garder une réception vide — pas de mails « qui traînent ».
Boîte zéro (rappel): La discipline : chaque mail est répondu, délégué, marqué pour suivi (indicateur), ou archivé — jamais laissé sans décision.
Calendrier d'équipe / superposé: Afficher plusieurs calendriers côte à côte ou superposés : voir en un regard les disponibilités du groupe.
Canal: Un sujet à l'intérieur d'une équipe : ses conversations et ses fichiers propres. Le canal « Général » existe par défaut.
Canal partagé: Un canal ouvert à des personnes d'autres équipes/organisations SANS les ajouter à toute l'équipe : collaboration ciblée.
Canal standard / privé / partagé: Standard = tous les membres de l'équipe ; privé = un sous-ensemble ; partagé = ouvert à des personnes d'autres équipes/organisations.
Canal Teams (équipe): La conversation d'ÉQUIPE, visible de tous ses membres et persistante : ce qui concerne le collectif et doit rester consultable.
Carnet d'adresses de l'organisation: L'annuaire automatique de tous les collègues : tapez un nom, l'adresse se complète — rien à saisir.
Case Réunion Teams: L'option qui ajoute un lien de visio à toute réunion Outlook : présentiel et distanciel dans la même invitation.
Catégorie: Une étiquette de couleur nommée (Client, Urgent, Facturation…) applicable à mails, rendez-vous, contacts — un classement transversal et cumulable.
Centraliser sans surcharger: La règle : quelques onglets réellement utiles (le doc pivot, les tâches, les notes) — pas une barre d'onglets saturée.
Charte d'équipe: Les règles de collaboration convenues ensemble (canaux, délais de réponse, usage des mentions, horaires) : la nétiquette rendue explicite.
Chat de réunion: Le fil de discussion parallèle : liens, questions, précisions sans couper l'orateur — consultable après la réunion.
Chat Teams (privé): L'échange rapide et informel entre personnes : questions courtes, coordination immédiate — pas pour les décisions à archiver.
Classement transversal: Un même mail peut porter plusieurs catégories : la souplesse qu'un dossier unique n'offre pas.
Co-édition: Plusieurs personnes éditant le même fichier en même temps (curseurs colorés visibles) : la fin des versions divergentes.
Cohérence: L'autre bénéfice des modèles : la même information, bien formulée, envoyée à tous — fini les réponses approximatives improvisées.
Commande / (Teams): Taper / dans la barre du haut de Teams : accéder aux commandes (/aller à, /appeler, /disponible…) au clavier.
Compte professionnel: L'identifiant fourni par l'organisation (prenom.nom@entreprise.fr) : le seul à utiliser pour le travail — pas de compte gmail perso.
Compte rendu d'actions: Le livrable de sortie : décisions prises + actions (qui, quoi, quand). Sans lui, la réunion n'a servi à rien.
Concentration vs information: L'équilibre à trouver : assez de notifications pour ne rien rater d'important, assez peu pour travailler en paix.
Concision et clarté: Un message court, un objet clair, une demande explicite : le respect du temps de lecture de l'autre.
Condition: Le déclencheur : de tel expéditeur, objet contenant tel mot, envoyé à telle liste, avec pièce jointe…
Contact externe: Une fiche que vous créez pour un partenaire/client hors organisation : nom, e-mail, téléphone conservés.
Contexte préservé: Le fil du flux : l'e-mail, sa discussion, la réunion et ses fichiers restent reliés — au lieu d'être éparpillés.
Conversations groupées: L'option qui regroupe les échanges d'un même sujet en un seul fil : moins d'encombrement, plus de contexte.
Créneau proposé: Les plages où TOUS les participants sont libres, suggérées par l'assistant : on clique, c'est réservé.
Délégation: Confier à une personne le droit de GÉRER votre agenda (créer, modifier, accepter/refuser en votre nom) — au-delà de la simple lecture.
Digital workplace: L'ensemble intégré des outils Microsoft 365 (Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint…) partageant le même compte, le même annuaire et les mêmes fichiers.
Disponibilité (statut): Occupé, Provisoire, Absent(e), Libre : ce que vos collègues voient de votre agenda quand ils cherchent un créneau (section 2.5).
Dossier vs recherche: Peu de dossiers larges + une bonne recherche battent une arborescence fine : classer coûte, chercher est instantané.
Droit à la déconnexion: Le droit de ne pas être joignable hors temps de travail : un principe légal en France, à traduire en réglages concrets.
Durée juste: Réunions de 25 ou 50 min plutôt que 30/60 : le temps de respirer et d'enchaîner — un réglage possible par défaut.
E-mail: Le canal formel, asynchrone, traçable : demandes officielles, communication externe, messages qui doivent laisser une trace écoute-durable.
Élément rapide (QuickPart): Un bloc de texte enregistré et rappelé en quelques touches (comme dans Word) : formules, procédures, mentions récurrentes.
Enregistrement + transcription: Capture vidéo + texte de la réunion (stockés dans OneDrive/SharePoint) : pour les absents et le compte rendu — à annoncer.
Équipe: Un groupe de personnes réunies autour d'un projet/service, avec ses membres, ses canaux et son espace de fichiers (SharePoint).
Fil de discussion: La réponse RATTACHÉE à un message (bouton Répondre) : le contexte reste groupé, contrairement à un nouveau message isolé.
Flux de travail: L'enchaînement conscient des outils : capter (mail) → discuter (chat) → décider (réunion) → tracer (fichiers/compte rendu).
Heures silencieuses: Plages où les notifications mobiles sont coupées (soir, week-end) : le respect des horaires, réglable dans l'app.
Historique des versions: Chaque fichier garde ses versions antérieures (SharePoint/OneDrive) : revenir en arrière après une erreur, toujours possible.
Indicateur de suivi (drapeau): Marque un mail « à traiter » avec une échéance : il apparaît dans la barre des tâches et dans To Do.
Invité (guest): Une personne externe ajoutée à une équipe : elle accède aux canaux et fichiers de cette équipe, avec des droits encadrés.
Les bons participants: Seulement ceux dont la présence est nécessaire : chaque participant en trop, c'est du temps collectif gaspillé (obligatoire vs facultatif).
Lien de partage: Le lien vers le fichier unique (droits réglables) : léger, à jour, co-éditable — remplace la pièce jointe qui fige une copie.
Liste de contacts (groupe): Un groupe d'adresses nommé (« Équipe projet », « Clients région Sud ») : un seul destinataire à taper pour écrire à tous.
Liste des raccourcis (Ctrl+.): Dans Teams, Ctrl+. (point) affiche tous les raccourcis clavier : le mémo intégré.
Main levée: Le bouton ✋ qui signale une demande de parole sans interrompre : l'orateur donne la parole dans l'ordre.
Membre / propriétaire: Le propriétaire gère l'équipe (membres, réglages, canaux) ; le membre participe. Toute équipe a au moins un propriétaire.
Message de statut: Une note visible par ceux qui vous écrivent (« En déplacement jusqu'à jeudi, réponses différées ») : gère les attentes.
Message important / urgent: L'option de rédaction qui marque « Important » (bandeau) ou « Urgent » (notification répétée) : à réserver au vraiment critique.
Micro coupé par défaut: L'étiquette de base en groupe : on arrive micro fermé, on l'ouvre pour parler — moins de bruit de fond, plus de confort.
Microsoft 365: L'abonnement qui réunit ces applications (bureau, web, mobile) avec le stockage cloud et l'identité unique de l'organisation.
Microsoft To Do: L'application de tâches personnelles : liste unique du « à faire », qui agrège vos mails Outlook marqués et les tâches Planner assignées.
Modèle / réponse type: Un texte pré-rédigé réutilisable (Mes modèles, ou Actions rapides) inséré en un clic dans une réponse.
Moindre privilège: Le principe : l'invité accède au STRICT nécessaire (un canal, pas toute l'équipe) — on ouvre le minimum.
Mon journée (To Do): La liste « Ma journée » : les tâches choisies pour AUJOURD'HUI — le vrai plan du jour, distinct de la masse des tâches.
Ne pas déranger: Le statut qui coupe les notifications (sauf contacts prioritaires configurés) : la bulle de concentration assumée.
Nétiquette: Les règles de savoir-vivre numérique : bon canal, réponse dans le fil, mentions dosées, respect des statuts et des horaires.
Nettoyer la conversation: L'outil qui supprime les messages redondants d'un long fil (déjà cités dans le dernier) : moins d'encombrement.
Niveaux d'autorisation: Disponibilité (occupé/libre) < Titres et lieux < Détails complets < Modifier : on partage le minimum nécessaire.
Notification: L'alerte (pop-up, badge, son) d'un événement : nouveau message, @mention, réponse, réaction, réunion imminente.
Notification par canal: Régler quels canaux vous alertent et pour quoi : tout / seulement les mentions / rien — canal par canal.
Notifications mobiles ciblées: Ne laisser passer sur le téléphone que le vraiment important (mentions, réunions imminentes) : le reste attend le bureau.
Objet efficace: Un objet qui annonce l'action : « [Action requise] Valider le devis avant vendredi » plutôt que « Info ».
OneDrive vs SharePoint: OneDrive = VOS fichiers personnels de travail ; SharePoint = les fichiers d'ÉQUIPE (ceux d'un canal Teams y sont stockés).
OneDrive vs SharePoint (rappel): OneDrive = vos fichiers de travail perso ; SharePoint = les fichiers d'équipe (canaux Teams). Le même moteur, deux périmètres.
OneNote: Le bloc-notes partagé : comptes rendus, documentation, idées du projet, épinglé en onglet du canal.
Onglet: Un raccourci épinglé en haut d'un canal vers un contenu : fichier, site, Planner, tableau de bord, bloc-notes… — l'accès direct partagé.
Onglet Fichiers d'un canal: L'espace de stockage du canal — physiquement dans SharePoint : tout fichier posté ou déposé s'y retrouve.
Ordre des règles: Les règles s'exécutent de haut en bas : l'ordre compte quand plusieurs pourraient s'appliquer au même mail.
Ordre du jour: La liste des points à traiter, envoyée AVEC l'invitation : sans lui, la réunion dérive. Un point = un objectif (informer/décider/collecter).
Organisation par sujet: La règle d'or des canaux : un canal = un thème clair, pas un canal par personne ni un fourre-tout.
Outlook: La messagerie ET l'agenda : e-mails, rendez-vous, réunions, contacts — le centre de la communication formelle et de l'organisation du temps.
Partage d'écran: Montrer aux participants un contenu : bureau entier, une fenêtre précise (recommandé), ou une présentation en mode PowerPoint Live.
Partage de calendrier: Donner à un collègue la visibilité de votre agenda, à un niveau réglable (disponibilité seule, titres, détails complets).
Partager une fenêtre vs l'écran: La fenêtre = seul le contenu voulu est visible (pas vos notifications ni vos autres onglets) : le réflexe anti-fuite.
Partager vers Teams: Depuis Outlook : envoyer un e-mail dans un chat/canal Teams pour en discuter — le contexte suit, pas de copier-coller.
Participants obligatoires / facultatifs: Obligatoires = présence attendue ; facultatifs = bienvenus mais non requis — une distinction qui respecte le temps de chacun.
Périphériques: Caméra, micro, haut-parleurs : à sélectionner/tester sur l'écran de préparation — la vérification anti-« on ne t'entend pas ».
Pièce jointe vs lien: La pièce jointe alourdit et fige une copie ; le lien OneDrive/SharePoint reste léger, à jour et co-éditable — le réflexe moderne.
Planner: L'outil de tâches d'ÉQUIPE (tableau kanban) intégrable en onglet : qui fait quoi, échéances, avancement — visible de tous.
Présence automatique: Le statut se met à jour seul : en réunion → Occupé, inactif → Absent — cohérence sans effort.
Principe du moindre accès: On accorde le niveau d'accès le plus faible qui suffit : la disponibilité pour coordonner, les détails seulement si nécessaire.
Raccourcis Outlook: Ctrl+R (répondre), Ctrl+Maj+R (répondre à tous), Ctrl+F (transférer), Suppr (supprimer), Ctrl+1/2 (courrier/agenda).
Rappel: L'alerte avant l'événement (15 min par défaut, réglable) : pour ne rien manquer sans surveiller l'horloge.
Réaction: Un emoji (pouce, cœur, ✅) sur un message : accuser réception/approuver sans poster un message qui notifie tout le monde.
Recherche avancée: Les filtres (De, Objet, A des pièces jointes, période) qui ciblent le bon mail dans une masse — l'alternative aux dossiers.
Recherche universelle (Ctrl+E): Le raccourci qui place le curseur dans la barre de recherche (Teams et Outlook) : retrouver n'importe quoi sans la souris.
Règle: Une automatisation condition → action : SI (expéditeur/objet/mot-clé) ALORS (déplacer/catégoriser/marquer/supprimer). Se crée depuis un mail ou les Paramètres.
Rejoindre: Le bouton « Rejoindre » dans l'invitation ou le calendrier : ouvre l'écran de préparation (caméra/micro) avant l'entrée.
Rencontrer maintenant: Démarrer une réunion instantanée depuis un chat ou un canal, sans planifier — pour trancher un point en direct.
Rendez-vous: Un événement pour VOUS seul (temps de travail bloqué, pause déjeuner, créneau focus) : pas d'invitation envoyée.
Répondre à tous: Répond à l'expéditeur ET à tous les destinataires : à n'utiliser que si TOUS doivent vraiment lire — la source majeure de pollution des boîtes.
Réservation de salle: Ajouter une salle (ressource de l'organisation) à l'invitation : elle se réserve automatiquement si libre.
Respect des statuts: Ne pas forcer un « Ne pas déranger » sans vraie urgence : le statut d'autrui est une frontière à honorer.
Réunion: L'échange synchrone à réserver au vrai besoin de discussion/décision : ni pour informer (un message suffit), ni pour ce qui s'écrit.
Réunion avec externes: Inviter un externe à une réunion (par son e-mail) : il rejoint via le lien, sans accès au reste de l'équipe.
Réunion depuis un chat: Transformer une discussion Teams en réunion (bouton Rencontrer maintenant / Planifier) quand le sujet dépasse l'écrit.
Réunion Teams: Une visioconférence avec lien de connexion : créée dans Teams (Calendrier → Nouvelle réunion) ou Outlook (case Réunion Teams).
Revue matinale: Le rituel de 5 minutes : consulter l'agenda + choisir les tâches du jour → savoir où l'on va avant de se laisser happer.
Rôles de réunion: Animateur (tient le fil), preneur de notes (le compte rendu), participants : distribuer les rôles fluidifie tout.
Ruban: La barre de commandes en haut : Nouveau message, Répondre, Supprimer, Archiver, Indicateurs — organisée en onglets.
Salle d'attente (lobby): Le sas où patientent les arrivants jusqu'à admission par l'organisateur : contrôle des accès, surtout avec des externes.
Signature automatique: Le bloc ajouté au bas de chaque mail (nouveau et/ou réponse) : identité professionnelle sans ressaisie.
Signature légère: Une signature en texte + éventuellement un petit logo : les grosses images s'affichent en pièce jointe parasite chez le destinataire.
Statut de présence: Disponible (vert), Occupé (rouge), Ne pas déranger (rouge -), Absent (jaune), Hors ligne : ce que voient vos collègues.
Sur-tri (risque): Ranger automatiquement des mails importants = les manquer. On automatise l'accessoire (notifications, newsletters), pas le stratégique.
Synchronisation: Le même compte relie tous les appareils : lu sur mobile = lu sur PC, agenda partout à jour.
Teams: L'espace de travail d'équipe : chat instantané, réunions en visio, canaux thématiques et fichiers partagés — la communication temps réel.
Timeboxing: Allouer un temps à chaque point et s'y tenir : le respect de l'heure de fin est une marque de professionnalisme.
Traitement par lots: Relever mails et messages à heures fixes (2-3 fois/jour) plutôt qu'en continu : la concentration préservée.
Usage de dépannage: Le mobile pour l'essentiel nomade (rejoindre, consulter, urgences), pas pour tout traiter au pouce : le PC reste l'atelier.
Version web: Teams et Outlook dans le navigateur (office.com) : aucune installation, parfaite en dépannage ou sur un poste qui n'est pas le vôtre.
Volet de lecture: L'aperçu du message sélectionné (à droite ou en bas) : lire sans ouvrir dans une fenêtre séparée.
Volet des dossiers: La colonne de gauche : Boîte de réception, Éléments envoyés, Brouillons, et vos dossiers personnels — la structure de rangement.