0.4Saisir, sélectionner & enregistrer
Avant les formules, il faut des données propres. Une saisie efficace repose sur trois gestes : valider (Entrée pour descendre, Tab pour aller à droite), sélectionner (cellule, plage, lignes, colonnes ou tout le tableau) et enregistrer au bon format. Ces automatismes conditionnent votre vitesse sur tout le reste.
Vous apprendrez aussi à choisir le bon format de fichier : .xlsx (le standard moderne), .pdf (pour diffuser un document non modifiable) et .csv (pour échanger des données brutes avec d'autres logiciels). Un mauvais choix de format est la cause n°1 des « fichiers cassés » échangés entre collègues.
Vocabulaire de la section
- Plage
- Un ensemble rectangulaire de cellules, noté « première:dernière » (ex. A1:C10 = 30 cellules).
- .xlsx
- Format standard des classeurs Excel depuis 2007 : léger, fiable, sans macros.
- .csv
- Fichier texte où les valeurs sont séparées par des points-virgules ou virgules : universel, mais sans mise en forme, sans formules et à une seule feuille.
- Remplissage automatique
- La petite poignée verte en bas à droite d'une sélection : on la tire pour recopier ou prolonger une série.
Que fait Ctrl + ↓ dans une colonne de données ?
En pratique — Créer et enregistrer votre premier tableau
- Saisissez en ligne 1 les en-têtes : Produit (A1), Quantité (B1), Prix (C1) — validez chaque saisie avec Tab.
- Remplissez 3 lignes de données sous les en-têtes (Entrée pour passer à la ligne).
- Sélectionnez tout le tableau avec Ctrl + A, puis mettez la ligne d'en-tête en gras (Ctrl + G).
- Enregistrez avec Ctrl + S au format .xlsx, puis Fichier → Exporter → PDF pour créer la version de diffusion.
Points clés à retenir
- Entrée valide vers le bas, Tab valide vers la droite — combinés, ils permettent une saisie en tableau très rapide.
- Maj + clic étend une sélection ; Ctrl + clic ajoute des cellules non contiguës ; Ctrl + A sélectionne le tableau.
- Travaillez en .xlsx ; diffusez en PDF ; échangez des données brutes en CSV.
- Ctrl + S à chaque étape importante — ou activez l'enregistrement automatique via OneDrive.
Questions fréquentes
Quelle différence entre .xlsx et .xls ?
.xls est l'ancien format (avant 2007), limité à 65 536 lignes. N'utilisez .xls que si un destinataire travaille sur une très vieille version d'Excel — sinon, toujours .xlsx.
Pourquoi mon CSV s'ouvre-t-il tout en vrac dans une seule colonne ?
Le séparateur ne correspond pas (virgule vs point-virgule selon les pays). Utilisez Données → À partir d'un fichier texte/CSV pour choisir le bon séparateur à l'import.