4.3Données de forme (shape data) & champs personnalisés
Les données de forme (shape data) sont les PROPRIÉTÉS attachées à une forme — des informations structurées que la forme « porte », au-delà de son apparence et de son libellé. Chaque forme peut avoir un ensemble de CHAMPS (propriétés) avec des valeurs : par exemple, une forme d'équipement réseau peut avoir les données de forme « Adresse IP », « Modèle », « Numéro de série », « Emplacement », « Responsable » ; une case d'organigramme, « Poste », « Service », « E-mail », « Téléphone » ; une étape de processus, « Durée », « Responsable », « Coût ». Ces données ne sont pas forcément affichées visuellement (contrairement aux libellés) — elles sont ATTACHÉES à la forme et consultables. On les voit et les modifie dans la fenêtre Données de forme (ruban Données ou clic droit sur la forme → Données). Certaines formes (surtout dans les gabarits techniques) ont déjà des données de forme PRÉDÉFINIES pertinentes pour leur type ; on peut aussi en AJOUTER et en créer de personnalisées.
À quoi servent les données de forme. (1) Elles font de chaque forme un objet PORTEUR D'INFORMATION structurée — un équipement réseau « sait » son IP et son modèle, une personne « connaît » son poste et son e-mail. Le diagramme devient une BASE DE DONNÉES visuelle : chaque forme porte ses propriétés. (2) Elles sont exploitables : on peut AFFICHER certaines données (via les graphiques de données, 4-2), les CONSULTER (fenêtre Données de forme), les FILTRER/rechercher, générer des RAPPORTS (4-4), et — quand les formes sont liées à une source (4-1) — les ACTUALISER. (3) Elles enrichissent la documentation : un schéma réseau où chaque équipement porte ses caractéristiques est une documentation complète et interrogeable, pas juste un dessin. On peut définir des jeux de propriétés (ensembles de données de forme) personnalisés : créer un ensemble cohérent de champs (par exemple, un jeu « Équipement IT » avec les champs pertinents) applicable à plusieurs formes — pour une saisie structurée et cohérente. Les données de forme peuvent aussi être RENSEIGNÉES automatiquement quand on lie les formes à des données (4-1 : chaque forme reçoit les données de son enregistrement). Bonnes pratiques. (1) Utiliser les données de forme pour porter les INFORMATIONS STRUCTURÉES pertinentes (au lieu de tout mettre dans le libellé, qui doit rester concis). (2) Définir des JEUX de propriétés cohérents pour une documentation structurée. (3) Distinguer ce qui est AFFICHÉ (libellés, graphiques de données visibles) de ce qui est ATTACHÉ (données de forme consultables) — mettre l'essentiel en visible, les détails en données de forme. Les données de forme sont ce qui fait qu'une forme Visio n'est pas qu'un dessin mais un OBJET INFORMÉ : elles transforment un diagramme en base de documentation structurée et exploitable. Combinées à la liaison aux données (4-1) et aux graphiques de données (4-2), elles réalisent la vision de Visio comme outil de visualisation et de documentation de données — un diagramme qui porte, affiche et exploite de l'information réelle.
Vocabulaire de la section
- Données de forme (shape data)
- Propriétés structurées attachées à une forme (des CHAMPS avec valeurs : IP, modèle, poste, e-mail, durée…) qu'elle « porte », au-delà de son libellé ; consultables (fenêtre Données de forme).
- Champs (propriétés)
- Les informations structurées d'une forme (nom du champ + valeur) ; certaines formes en ont de prédéfinies, on peut en ajouter et personnaliser.
- Forme = objet informé
- Grâce aux données de forme, chaque forme porte des informations structurées (un équipement « sait » son IP) ; le diagramme devient une base de données visuelle.
- Jeux de propriétés
- Ensembles cohérents de champs personnalisés (ex. un jeu « Équipement IT ») applicables à plusieurs formes — pour une saisie structurée et cohérente.
- Affiché vs attaché
- Distinguer ce qui est AFFICHÉ (libellés, graphiques de données visibles) de ce qui est ATTACHÉ (données de forme consultables) ; essentiel en visible, détails en données de forme.
Quelle est la différence entre le LIBELLÉ et les DONNÉES DE FORME ?
En pratique — Exploiter les données de forme
- Ouvrez la fenêtre Données de forme (ruban Données ou clic droit → Données) sur une forme : consultez/renseignez ses propriétés (champs).
- Ajoutez des données de forme personnalisées (ex. Responsable, Coût, Emplacement) selon vos besoins.
- Définissez un JEU de propriétés cohérent (ensemble de champs, ex. « Équipement IT ») applicable à plusieurs formes pour une documentation structurée.
- Distinguez ce qui est affiché (libellés, graphiques de données) de ce qui est attaché (données de forme consultables) ; exploitez-les (afficher, filtrer, rapports — 4-4).
Points clés à retenir
- Les DONNÉES DE FORME (shape data) sont les PROPRIÉTÉS structurées attachées à une forme (champs : IP, modèle, poste, e-mail, durée…) qu'elle PORTE au-delà de son libellé ; consultables dans la fenêtre Données de forme.
- Elles font de chaque forme un OBJET INFORMÉ (un équipement « sait » son IP) → le diagramme devient une BASE DE DONNÉES visuelle, interrogeable. Exploitables : afficher (4-2), consulter, filtrer, rapports (4-4), actualiser.
- Définir des JEUX de propriétés cohérents (ensembles de champs personnalisés, ex. « Équipement IT ») pour une documentation structurée. Renseignables automatiquement via la liaison aux données (4-1).
- Distinguer ce qui est AFFICHÉ (libellés, graphiques visibles) de ce qui est ATTACHÉ (données de forme). Les données de forme transforment un diagramme en base de documentation structurée et exploitable — un diagramme qui PORTE l'information.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre le libellé, les données de forme et les graphiques de données — comment les combiner ?
Le libellé, les données de forme et les graphiques de données sont trois façons de porter/montrer de l'information sur une forme, complémentaires — les distinguer et les combiner intelligemment est la clé d'un diagramme informatif et lisible. Les trois notions : (1) Le LIBELLÉ (le texte de la forme) : le texte AFFICHÉ dans/sur la forme (le nom, l'intitulé). Il est VISIBLE et doit être CONCIS (un nom, une action brève — un diagramme n'est pas un document). Le libellé identifie la forme d'un coup d'œil. Exemple : « Serveur Web », « Valider la commande », « Alice Martin ». (2) Les DONNÉES DE FORME (propriétés attachées) : des informations structurées ATTACHÉES à la forme (des champs avec valeurs), NON forcément affichées — consultables dans la fenêtre Données de forme. Elles portent les DÉTAILS que la forme « connaît » sans encombrer le visuel. Exemple : pour le « Serveur Web », les données de forme « IP : 192.168.1.10 », « Modèle : Dell R740 », « Emplacement : Salle A », « Responsable : Jean ». Ces détails sont là (attachés), consultables, exploitables, mais pas affichés (pour ne pas surcharger). (3) Les GRAPHIQUES DE DONNÉES (affichage visuel des données) : une REPRÉSENTATION VISUELLE de certaines données sur la forme (couleur, icône, barre, texte affiché). Ils MONTRENT visuellement une information choisie. Exemple : colorer le serveur en ROUGE s'il est en panne (donnée « État »), afficher une barre pour sa charge, une icône selon son statut. Les graphiques de données rendent VISIBLE une donnée précise, de façon parlante. La distinction clé — AFFICHÉ vs ATTACHÉ : (1) Le LIBELLÉ est AFFICHÉ (visible, concis — l'identité). (2) Les DONNÉES DE FORME sont ATTACHÉES (portées par la forme, consultables, pas forcément affichées — les détails). (3) Les GRAPHIQUES DE DONNÉES AFFICHENT VISUELLEMENT une sélection de données (rendent visible ce qui compte pour le message — couleurs, icônes, barres). Comment les COMBINER intelligemment : (1) Mettez l'IDENTITÉ dans le LIBELLÉ (concis) : le nom/intitulé qui identifie la forme d'un coup d'œil. Gardez-le court (le libellé ne doit pas être surchargé). (2) Mettez les DÉTAILS dans les DONNÉES DE FORME (attachées) : toutes les informations structurées (caractéristiques, propriétés) que la forme doit « porter » sans encombrer le visuel. Elles sont là, consultables et exploitables, mais n'alourdissent pas le diagramme. (3) AFFICHEZ VISUELLEMENT les données CLÉS via les GRAPHIQUES DE DONNÉES : sélectionnez les quelques informations IMPORTANTES pour le message/l'analyse (l'état, l'avancement, une alerte) et rendez-les visibles de façon parlante (couleur, icône, barre). Cela crée un tableau de bord visuel. La logique de combinaison : (1) Le LIBELLÉ identifie (visible, concis). (2) Les DONNÉES DE FORME portent tous les détails (attachés, consultables — la forme « sait » tout). (3) Les GRAPHIQUES DE DONNÉES rendent visible ce qui COMPTE (une sélection, de façon parlante — le tableau de bord). Ainsi, le diagramme est LISIBLE (pas surchargé de texte — le libellé est concis, les détails sont attachés) ET INFORMATIF (les détails sont portés par les données de forme, l'essentiel est visualisé par les graphiques de données). Un exemple complet (serveur réseau) : (1) LIBELLÉ : « Serveur Web » (identité, concis). (2) DONNÉES DE FORME (attachées, consultables) : IP, modèle, numéro de série, emplacement, responsable, date d'installation… (tous les détails, sans encombrer). (3) GRAPHIQUES DE DONNÉES (affichés visuellement) : couleur selon l'état (rouge si en panne), icône de statut, éventuellement la charge en barre (l'essentiel pour le tableau de bord). Résultat : un diagramme lisible (le serveur est identifié par son libellé, coloré selon son état) ET riche (toutes ses caractéristiques sont attachées, consultables). Les erreurs à éviter : (1) Tout mettre dans le LIBELLÉ (surchargé, illisible) — les détails vont dans les données de forme. (2) N'utiliser que les données de forme sans rien afficher visuellement (l'information est là mais cachée — pas de tableau de bord) — afficher les données clés via les graphiques de données. (3) Tout afficher visuellement (surcharge) — sélectionner ce qui compte. En résumé : le LIBELLÉ (affiché, concis) porte l'IDENTITÉ ; les DONNÉES DE FORME (attachées, consultables, pas forcément affichées) portent les DÉTAILS structurés (la forme « connaît » ses propriétés sans encombrer le visuel) ; les GRAPHIQUES DE DONNÉES AFFICHENT VISUELLEMENT une sélection de données clés (couleur, icône, barre — le tableau de bord). Combinez-les ainsi : identité dans le libellé (concis), tous les détails dans les données de forme (attachées), l'essentiel visualisé par les graphiques de données (visible et parlant). Cela donne un diagramme LISIBLE (non surchargé) ET INFORMATIF (portant et visualisant l'information). C'est la combinaison qui réalise la vision de Visio comme outil de visualisation et de documentation de données : un diagramme qui identifie (libellé), porte (données de forme) et montre (graphiques de données) l'information réelle. Maîtriser cette articulation est la clé pour créer des diagrammes à la fois clairs et riches en information.