3.4Pendant la réunion : partage d'écran, mains levées & enregistrement
Le cœur de la réunion productive se joue sur quelques outils : le partage d'écran (montrer un document, une présentation — en partageant idéalement la FENÊTRE précise, pas tout l'écran, pour éviter les fuites), le chat de réunion (liens, questions sans couper l'orateur), la main levée (demander la parole proprement), et l'enregistrement + transcription (pour les absents et le compte rendu — à annoncer aux participants).
Vous pratiquerez le partage propre, l'usage du chat et des mains levées, et l'enregistrement avec transcription — en intégrant la règle de savoir-vivre (et souvent légale) : prévenir avant d'enregistrer.
Vocabulaire de la section
- Partage d'écran
- Montrer aux participants un contenu : bureau entier, une fenêtre précise (recommandé), ou une présentation en mode PowerPoint Live.
- Partager une fenêtre vs l'écran
- La fenêtre = seul le contenu voulu est visible (pas vos notifications ni vos autres onglets) : le réflexe anti-fuite.
- Main levée
- Le bouton ✋ qui signale une demande de parole sans interrompre : l'orateur donne la parole dans l'ordre.
- Enregistrement + transcription
- Capture vidéo + texte de la réunion (stockés dans OneDrive/SharePoint) : pour les absents et le compte rendu — à annoncer.
- Chat de réunion
- Le fil de discussion parallèle : liens, questions, précisions sans couper l'orateur — consultable après la réunion.
Quel réflexe technique évite le classique « on ne t'entend pas » ?
En pratique — Les outils du bon participant/animateur
- Partagez une fenêtre précise (pas tout l'écran) : ouvrez un document, cliquez Partager → sélectionnez sa fenêtre. Vérifiez que vos notifications ne s'affichent pas.
- Postez un lien dans le chat de la réunion pendant que quelqu'un parle : l'info circule sans couper.
- Utilisez la main levée pour demander la parole, puis baissez-la après avoir parlé.
- Lancez un enregistrement (… → Enregistrer et transcrire) APRÈS avoir annoncé « je démarre l'enregistrement » — retrouvez-le ensuite dans le chat/OneDrive.
Points clés à retenir
- Partagez la FENÊTRE, pas tout l'écran : ni notifications, ni onglets privés exposés.
- Le chat et la main levée fluidifient les échanges sans couper l'orateur.
- Enregistrement + transcription = mémoire pour les absents et base du compte rendu.
- Prévenez TOUJOURS avant d'enregistrer : c'est une politesse et souvent une obligation légale (RGPD).
Questions fréquentes
Où retrouver l'enregistrement après la réunion ?
Dans le chat de la réunion et dans OneDrive/SharePoint (selon réunion privée ou de canal). La transcription y est associée. Ces contenus suivent les règles de conservation de l'organisation.
Comment exploiter au mieux la transcription ?
Pour le compte rendu, la transcription donne la base factuelle. Si votre organisation dispose de Copilot, il génère automatiquement résumé, décisions et actions à partir de cette transcription — voir notre guide Copilot 365.