0.4Créer, enregistrer, ouvrir & formats (.docx, PDF)
Un document bien géré commence par un bon enregistrement : .docx pour travailler, PDF pour diffuser. Le PDF fige la mise en page — ce que voit votre destinataire est exactement ce que vous avez conçu, quelle que soit sa machine. Envoyer un .docx modifiable quand un PDF suffirait est l'erreur de débutant la plus courante.
Vous apprendrez à créer un document (vierge ou depuis un modèle intégré : lettres, CV, rapports), à l'enregistrer au bon endroit (PC ou OneDrive avec enregistrement automatique), à récupérer une version précédente, et à exporter proprement en PDF.
Vocabulaire de la section
- .docx
- Le format natif de Word depuis 2007 : texte, styles, images, tout y est modifiable.
- Format de diffusion : mise en page figée, lisible partout, non modifiable simplement. Fichier → Exporter → Créer PDF.
- Modèle (template)
- Document pré-construit (CV, lettre, rapport) servant de point de départ : Fichier → Nouveau → galerie de modèles.
- Enregistrement automatique
- Interrupteur en haut à gauche, actif quand le fichier est sur OneDrive/SharePoint : chaque frappe est sauvegardée.
- Versions précédentes
- Fichier → Informations → Historique des versions : consulter et restaurer un état antérieur (fichiers OneDrive).
Pour envoyer un document NON modifiable, on l'exporte en…
En pratique — Le circuit complet d'un document
- Fichier → Nouveau : parcourez la galerie et créez un document depuis le modèle « Lettre » de votre choix.
- Remplacez les textes d'exemple par les vôtres, puis Ctrl + S : enregistrez-le sur OneDrive sous « Ma-premiere-lettre.docx ».
- Vérifiez que l'interrupteur Enregistrement automatique (en haut à gauche) est activé.
- Fichier → Exporter → Créer un document PDF : vous obtenez la version à envoyer.
Points clés à retenir
- On travaille en .docx, on diffuse en PDF.
- Les modèles intégrés font gagner des heures : ne partez de zéro que si nécessaire.
- Fichier sur OneDrive + Enregistrement automatique = plus jamais de travail perdu.
- L'historique des versions permet de revenir en arrière après une mauvaise manipulation.
Questions fréquentes
Comment modifier un PDF dans Word ?
Fichier → Ouvrir → sélectionnez le PDF : Word le convertit en document modifiable. La conversion est bonne sur les PDF « texte », approximative sur les mises en page complexes ou les scans.
Quelle différence entre .docx et .doc ?
.doc est l'ancien format (avant 2007), plus lourd et moins sûr. Ne l'utilisez que pour un destinataire équipé d'un très vieux Word — sinon, toujours .docx.