Beaucoup, car ces formalités protègent le salarié et l'État (droits sociaux, cotisations) autant que l'entreprise. Omettre la déclaration préalable (DPAE en France) peut être assimilé à du travail dissimulé, une infraction lourdement sanctionnée (amendes, pénalités, voire poursuites pénales) et très préjudiciable à la réputation. Ne pas tenir le registre du personnel, ne pas organiser la visite médicale ou ne pas affilier le salarié aux dispositifs obligatoires expose aussi à des sanctions et prive le salarié de droits. Ces démarches paraissent purement administratives, mais elles sont obligatoires et encadrées par des délais : les traiter avec rigueur et à temps fait partie du socle non négociable de la fonction. Les modalités exactes dépendent du droit de chaque pays.

Cela dépend du type de document et du droit applicable : les durées de conservation varient (par exemple, les documents liés au contrat, à la paie, aux cotisations n'ont pas les mêmes délais). Le principe RGPD est clair : on ne conserve les données personnelles que le temps nécessaire à la finalité et aux obligations légales, puis on les archive ou les supprime. Conserver « à vie » tout, par confort, n'est pas conforme ; supprimer trop tôt un document dont la loi impose la conservation est risqué en cas de litige. La bonne pratique : établir une politique de conservation par type de document, en s'appuyant sur les durées légales locales, et sécuriser l'accès entre-temps. La section 5.3 (RGPD) approfondit ces règles.